Лето — наиболее подходящее время для улучшения бизнес-процессов

Уже середина лета, которая традиционно является «горячим» периодом отпусков и одновременно самым тихим временем во многих компаниях. Статистика прошлых лет показывает, что в конце июля общий объем использованных выходных дней в день в 2,5 раза больше, чем в среднем за год. Это означает, что в эти летние недели отдыхает почти в три раза больше работников, чем обычно. На рабочих местах это имеет различные последствия. В некоторых компаниях работникам приходится усердно трудиться, выполняя не только свои, но и обязанности коллег, в то время как в других объем работы значительно снижается и деятельность проходит в более спокойном «летнем режиме».

На этот раз я хочу сосредоточиться именно на последних. То есть проанализировать, как оптимизировать этот период затишья, чтобы осенью компания оказалась в лучшем положении, чем сейчас. Из бесчисленных возможностей я хочу обратить внимание на три актуальных направления, которые помогут компании стать сильнее в конкурентной борьбе и более прагматично использовать ресурсы.

Первое — дигитализация. Переход на цифровые решения начался так давно, что может показаться, что все наиболее важные процессы уже перенесены в компьютерные системы. Однако реальный опыт показывает другое. До сих пор во многих латвийских компаниях и учреждениях сохранились старые привычки, которые снижают производительность. Например, отдельные сотрудники до сих пор регистрируют полученные заказы или новых клиентов в блокноте, а в конце месяца другой сотрудник вводит информацию в компьютерную систему. Казалось бы, мелочь, которую не стоит менять, но в годовом исчислении это превращается во множество бесполезно потраченных рабочих часов. Тихий летний период — идеальное время, чтобы посмотреть на бизнес-процессы «со стороны», критически оценить их эффективность и внести необходимые коррективы. Более медленный рабочий ритм позволяет сотрудникам неспешно осваивать новый порядок, а руководителям — иметь больше времени для выбора наиболее подходящих решений и, при необходимости, перехода на новую компьютерную систему.

Второе важное направление — кибербезопасность, тесно связанная с дигитализацией. Чем больше информации попадает в цифровую среду, тем тщательнее ее нужно защищать. К сожалению, угроз хватает. Опубликованный CERT.LV обзор кибер-инцидентов за 2-й квартал текущего года показывает, что за три месяца зарегистрировано 710 случаев угроз, из которых 23 соответствуют категории C3. Это означает, что такие атаки оказывают широкое влияние на коммерческий сектор, государственные и муниципальные учреждения. Еще 47 случаев классифицированы как C4, то есть как существенные угрозы со средним влиянием. Это серьезное напоминание о том, что над безопасностью данных в компании нужно работать: начиная с выбора надежных паролей для сотрудников или внедрения решений двухфакторной аутентификации и заканчивая выбором облачных хранилищ или серверов более высокого уровня безопасности.

Третье направление также тесно связано с первыми двумя и в значительной степени может помочь в их внедрении. А именно, знакомство с искусственным интеллектом (ИИ) и его решениями. Для начала будет достаточно изучения ИИ-помощников, таких как Gemini или ChatGPT. Они способны в беседе давать полезные рекомендации по улучшению бизнес-процессов. Советы не будут ни уникальными, ни гениальными, но они помогут сориентироваться в незнакомых темах. Например, ИИ подробно расскажет, как улучшить кибербезопасность компании, порекомендует наиболее подходящие инструменты и составит пошаговый план реализации улучшений. По сути, он бесплатно сделает то, за что консультант ИТ-компании попросит деньги. ИИ также поделится идеями по оптимизации бизнес-процессов, маркетинговым мероприятиям и другим важным вопросам. Он способен критически оценивать уже используемые в компании компьютерные системы и рекомендовать, какими более новыми и лучшими их заменить. В мире технологий новые решения появляются еженедельно, но занятой предприниматель узнает лишь о некоторых из них. Возможно, уже сейчас доступна компьютерная программа или мобильное приложение, которое решит наболевшую проблему. Ее просто нужно найти, в чем ИИ действительно поможет.

Старинная восточная мудрость гласит, что лучшее время для посадки дерева было 20 лет назад. Второе лучшее время — сейчас. С дигитализацией точно так же. Начав изменения сегодня, компания окажется в лучшей конкурентной ситуации, чем те, которые займутся этим завтра.