Компании в документообороте отдают предпочтение электронной почте и файлам PDF

В опросе компаний, проведенном разработчиками системы управления бизнесом и бухгалтерского учета Jumis, выяснилось, что все большую роль в документообороте занимает официальный Э-адрес (e-adrese). После первоначального скептицизма по поводу необходимости такого ресурса, уже 35,7% компаний получают и отправляют документы через Э-адрес на портале Latvija.lv. Как известно, с 1 января 2023 года все юридические лица в обязательном порядке должны иметь официальный электронный адрес, который является основным и официальным средством связи с государственными и муниципальными учреждениями.

23,7% респондентов также интегрировали в документооборот такие популярные приложения для связи как Whatsapp, Messenger и другие. Они используются как для отправки счетов партнерам по сотрудничеству и клиентам, так и для внутренней коммуникации в компании. Например, для отправки заявления на отпуск специалистам по персоналу.

Интересно, что по меньшей мере треть компаний по-прежнему практикует обмен документами в физической форме. 18% сами доставляют распечатанные, подписанные бумажные листы партнерам по сотрудничеству, а 13,7% пользуются почтовыми услугами. Еще 14,7% опрошенных используют внутреннюю компьютерную сеть компании, обмениваясь документами с помощью специализированных программ, или размещая их на сервере в специально созданных местах для обмена файлами.

Бесспорно, самым популярным форматом для подготовки документов является PDF, который превосходно подходит для этой цели. В нем сложнее незаметно внести корректировки в уже утвержденный текст, и он поддерживает добавление цифровой подписи. Кроме того, даже документ, состоящий из десятков страниц, является сравнительно компактным, и его легко переслать по электронной почте. По этим причинам формату PDF отдают предпочтение 83,6% респондентов. 16% опрошенных предпочитают подготавливать документы в текстовых редакторах или программах для создания электронных таблиц.

Никуда не делись и бумажные документы. Их в известном объеме используют более половины компаний. Для части из 52,5% респондентов бумага по-прежнему является основным способом обмена документами, а другие используют распечатки в качестве резервных копий.

«Результаты опроса позволяют достаточно точно диагностировать состояние э-счетов в латвийской предпринимательской среде. Их роль в обороте счетов продолжает расти, однако в целом по-прежнему недостаточно высока, учитывая, что в ближайшем будущем э-счета станут единственным способом выставления счетов. На данный момент их используют 37,3% компаний, и это означает, что почти две трети всех компаний в ближайшие годы пройдут через процесс внедрения э-счетов. Чтобы это произошло как можно проще, призываю уже сейчас начать готовиться к неизбежному. Хорошим началом является участие в организованном нами видеосеминаре «Э-счета 2026: от требования до повседневной работы. Что сделано, и что еще предстоит» 12 марта в 10:00, на котором представители VID, LRGA, LIKTA и латвийских компаний проинформируют об актуальностях во внедрении э-счетов», – призывает руководитель компании Jumis Pro Виестурс Слайдиньш.

Опрос был проведен в январе 2026 года путем анкетирования 518 малых, средних и крупных латвийских компаний.