“Civinity Group”: Kāpēc pareizā namu apsaimniekotāja izvēle ir svarīgāka par cenu

Namu apsaimniekotāja loma sniedzas daudz tālāk par ikmēneša maksājumu iekasēšanu vai atsevišķu remontdarbu organizēšanu. Mūsdienās kvalitatīva apsaimniekošana tieši ietekmē ēkas vērtību, iedzīvotāju komfortu, uzturēšanas izmaksas un pat ilgtermiņa renovācijas iespējas. Tā kā dzīvojamās ēkas kļūst arvien sarežģītākas un energoefektivitātes prasības turpina pieaugt, pareizā apsaimniekošanas partnera izvērtēšanai nepieciešama daudz plašāka pieeja.

“Pārāk bieži iedzīvotāji apsaimniekošanas uzņēmumus salīdzina tikai pēc ikmēneša maksas, taču cena viena pati ļoti maz pasaka par pakalpojuma kvalitāti vai ilgtermiņa vērtību,” saka “Civinity Group” operatīvais direktors Tads Matjošaitis. “Patiesais jautājums ir – vai apsaimniekotājs spēj ilgtermiņā saglabāt ēkas tehnisko stāvokli un vērtību.”

Eksperti norāda uz septiņiem būtiskiem kritērijiem, kurus iedzīvotāji, salīdzinot pakalpojumu sniedzējus, bieži nenovērtē pietiekami augstu.

Finanšu caurskatāmība un uzkrājumu fonda pārvaldība

Viens no pirmajiem aspektiem, kas iedzīvotājiem būtu jāizvērtē, ir finanšu caurskatāmība. Profesionālam namu apsaimniekotājam jānodrošina skaidri un saprotami pārskati par ikmēneša izdevumiem, uzturēšanas izmaksām un uzkrājumu fonda bilanci.

Pārāk bieži dzīvokļu īpašniekiem ir grūti saprast, par ko tieši viņi maksā. Tas rada neuzticību un apgrūtina atbalstu nepieciešamajiem ieguldījumiem ēkas uzturēšanā vai renovācijā. Skaidrs izmaksu sadalījums palīdz iedzīvotājiem atšķirt ikdienas apsaimniekošanas maksu, obligātās uzturēšanas izmaksas un ilgtermiņa kapitālieguldījumus.

Īpaša uzmanība jāpievērš uzkrājumu fonda pārvaldībai. Tas ir būtisks, lai finansētu nākotnes remontdarbus, piemēram, jumta nomaiņu, fasādes atjaunošanu, cauruļvadu modernizāciju vai lifta renovāciju. Bez pietiekamiem uzkrājumiem pat nelielas tehniskas problēmas var pāraugt finanšu krīzē.

Iedzīvotājiem vajadzētu uzdot šādus jautājumus:
• Kā tiek aprēķinātas iemaksas uzkrājumu fondā?
• Kas pieņem lēmumus par uzkrājumu izmantošanu?
• Cik bieži tiek sniegta informācija par fonda stāvokli?
• Vai tiek sagatavotas ilgtermiņa kapitālo izdevumu prognozes?

Pārdomāta uzkrājumu plānošana palīdz izvairīties no negaidītiem papildu maksājumiem un ļauj īstenot proaktīvu apsaimniekošanu, nevis reaģēt tikai uz avārijām.

“Ēkas noveco neatkarīgi no tā, vai iedzīvotāji tam ir finansiāli gatavi,” norāda Tads Matjošaitis. “Pareizi pārvaldīts uzkrājumu fonds dod īpašniekiem kontroli pār nākotnes izmaksām, nevis piespiež pieņemt dārgus ārkārtas lēmumus.”

Reaģēšana ārkārtas situācijās un uzturēšanas plānošana

Daudzi iedzīvotāji apsaimniekotāja patieso vērtību apzinās tikai tad, kad rodas problēma – plīsis ūdensvads, apkures traucējumi, applūšana vai elektroapgādes bojājums.

Spēja reaģēt ārkārtas situācijās tādēļ ir viens no svarīgākajiem, taču bieži nenovērtētākajiem kritērijiem. Apsaimniekotājam jābūt skaidri definētām incidentu eskalācijas procedūrām, uzticamam sadarbības partneru tīklam un spējai koordinēt ārkārtas situācijas 24/7 režīmā.

Svarīgi jautājumi:
• Vai ārkārtas palīdzība pieejama ārpus darba laika?
• Cik ātri tiek risināti steidzami incidenti?
• Vai ar pakalpojumu sniedzējiem ir noslēgti servisa līgumi?
• Kurš ārkārtas situācijās komunicē ar iedzīvotājiem?

Tomēr laba apsaimniekošana nav tikai ātra reaģēšana – tā ietver arī avāriju novēršanu vēl pirms to rašanās.

Preventīvā uzturēšanas plānošana atšķir augstas kvalitātes apsaimniekotājus no tiem, kuri tikai reaģē uz problēmām. Profesionāli apsaimniekotāji regulāri veic tehniskās pārbaudes un savlaicīgi plāno remontdarbus. Tas samazina ēkas dzīves cikla izmaksas un mazina traucējumus iedzīvotājiem.

Ēkās, kur tiek ievēroti strukturēti uzturēšanas plāni, parasti ir mazāk avārijas remontu, labāka energoefektivitāte un ilgāks iekārtu kalpošanas laiks.

Komunikācija un digitālo pakalpojumu kvalitāte

Vāja komunikācija ir viena no biežākajām iedzīvotāju sūdzībām par namu apsaimniekotājiem. Novēlotas atbildes, neskaidri paziņojumi un atbildības trūkums ātri grauj uzticību.

Efektīva komunikācija mūsdienās nozīmē daudz vairāk nekā atbildēšanu uz e-pastiem. Iedzīvotāji arvien biežāk sagaida proaktīvu, savlaicīgu un pieejamu informāciju par:
• plānotajiem uzturēšanas darbiem;
• pakalpojumu pārtraukumiem;
• budžeta lēmumiem;
• renovācijas iespējām;
• drošības jautājumiem.

Tieši šeit digitālie pakalpojumi kļūst par būtisku atšķirības faktoru.

Mūsdienīga apsaimniekošana arvien vairāk balstās digitālajās platformās, kas ļauj iedzīvotājiem pieteikt remontdarbus, sekot problēmu risināšanas gaitai, piekļūt rēķiniem, pārskatīt uzkrājumu fonda bilanci un saņemt tūlītējus paziņojumus.

Digitālie rīki uzlabo gan efektivitāti, gan caurskatāmību. Tā vietā, lai paļautos uz sadrumstalotiem telefona zvaniem vai papīra paziņojumiem, iedzīvotāji iegūst centralizētu piekļuvi svarīgai informācijai par ēku.

Izvērtējot apsaimniekotāju, dzīvokļu īpašniekiem vajadzētu noskaidrot:
• vai ir pieejams iedzīvotāju pašapkalpošanās portāls;
• kā tiek uzraudzīti servisa pieprasījumi;
• vai finanšu pārskati pieejami digitāli;
• cik ātri parasti notiek komunikācija.

Ar tehnoloģijām vien nepietiek, taču kombinācijā ar kvalitatīvu klientu apkalpošanu tās var būtiski uzlabot iedzīvotāju apmierinātību.

Reputācija ir svarīgāka par mārketingu

Visbeidzot, reputācija joprojām ir viens no spēcīgākajiem pakalpojuma kvalitātes rādītājiem.

Mārketinga materiāli un pārdošanas prezentācijas var radīt pievilcīgu priekšstatu, taču reālā klientu pieredze sniedz daudz dziļāku ieskatu. Pirms līguma noslēgšanas iedzīvotājiem vajadzētu skatīties tālāk par reklāmas solījumiem un aktīvi meklēt atsauksmes.

Noderīgi jautājumi:
• Cik daudz īpašumu uzņēmums apsaimnieko?
• Vai tas strādā ar līdzīga tipa ēkām?
• Ko par pakalpojuma kvalitāti saka esošie klienti?
• Cik bieži iedzīvotāji izvēlas citu pakalpojumu sniedzēju?

Tieša saziņa ar citām dzīvokļu īpašnieku biedrībām var sniegt vērtīgu praktisku informāciju par uzņēmuma atsaucību, caurskatāmību un spēju risināt problēmas.

Lielāki apsaimniekošanas uzņēmumi var piedāvāt spēcīgāku tehnisko kapacitāti, plašāku sadarbības partneru tīklu un vairāk digitālo risinājumu. Mazāki uzņēmumi var nodrošināt personiskāku pieeju. Neviens no šiem modeļiem automātiski nav labāks – izšķiroša ir profesionālā kompetence, uzticamība un atbilstība iedzīvotāju vajadzībām.

“Galu galā labākais namu apsaimniekotājs ir tas, par kuru iedzīvotājiem reti nākas domāt, jo sistēmas darbojas, komunikācija ir skaidra un problēmas tiek atrisinātas vēl pirms tās saasinās,” saka Tads Matjošaitis.

Tādējādi namu apsaimniekotāja izvēli nevajadzētu uztvert kā īstermiņa iepirkumu, kas balstīts tikai uz cenu. Tas ir stratēģisks lēmums, kas ietekmē īpašuma vērtību, iedzīvotāju pieredzi un ēkas ilgtspēju ilgtermiņā. Labākie namu apsaimniekotāji dara vairāk nekā tikai uztur ēkas — viņi palīdz saglabāt un palielināt kopienas svarīgākā kopīgā aktīva vērtību: tās mājokli.

“Civinity Group” ir viena no lielākajām ēku apsaimniekošanas un inženiertehnisko risinājumu grupām Baltijā. Uzņēmums apvieno vairāk nekā 30 uzņēmumus Baltijas valstīs un Apvienotajā Karalistē, apsaimniekojot vairāk nekā 10 miljonus kvadrātmetru dzīvojamo un komerciālo īpašumu. Grupā strādā vairāk nekā 1500 speciālistu.