Рекомендуют эксперты: семь заповедей этикета для пользователей e-mail

Размышлениями о том, что следовало бы учитывать каждому пользователю электронной почты делятся руководитель развития бизнеса интернет-предприятия по отбору персонала «CV-Online Latvia» Айвис Бродиньш и руководитель продаж мультифункционального портала «Inbox.lv» Андис Кулинскис.

1.Обдуманно выбирай имя e—mail

Если, например, откликаясь на объявление о работе ты отошлёшь свою автобиографию и заявочное письмо с e-mail sauljuks@…lv или ikriksis@…lv, это будет дурной тон и создаст о тебе несерьёзное впечатление. Этим чаще всего грешит молодёжь. Если ты действительно хочешь найти работу или произвести хорошее впечатление на клиента или партнёра по сотрудничеству, создай e-mail с использованием своего имени, фамилии, @ и именем соответствующего домена.

2.Создай несколько адресов e—mail

Создай себе по меньшей мере два адреса e-mail – один для работы, а второй для частных нужд. Если переписываешься с друзьями, членами семьи, знакомыми или ищешь новую работу, обязательно отправляй электронную почту со своего личного e-mail, а не с e-mail своего нынешнего места работы. Согласно общепринятому этикету, e-mail твоего рабочего места следует использовать только для работы. Если хочешь отправить цепочку или шуточное письмо, используй для этого свой личный e-mail.

3. Укажи тему переписки

Начиная переписку, всегда указывай её тему (Subject) – она должна быть чёткой и понятной. Например, если речь идёт о рабочих заданиях на текущую неделю, то в том месте, где надо указать тему электронного письма, так и следует написать – «рабочие задания на эту неделю». Получателю будет легче оценить важность письма и, в случае необходимости, его легче будет найти среди других посланий. Письмо начинай в учтивой форме обращения, например, «Здравствуйте, господин Берзиньш! Как мы и договорились по телефону, отправляю Вам свою автобиографию».

4.Начинай с самого важного и пиши хорошим языком

Одно из золотых правил написания e-mail – начинать с самого важного, писать ёмко и избегать многословия, так как по техническим причинам иногда может пропасть конец письма. Помни – читать на экране труднее и устают глаза, поэтому у людей не хватает терпения дочитывать до конца «простыни». К тому же, многих могут сильно разозлить грамматические ошибки или с трудом воспринимаемый текст. Если опасаешься, что мог не заметить ошибок в тексте, попроси друзей или коллег перечитать его. Это потребует немного больше времени, но зато ты произведёшь хорошее впечатление на получателя, что особенно важно при бизнес-сделках.

5.Обрати внимание на форматирование

Важной частью этикета является также форматирование. Например, не следует перебарщивать с выделением отдельных слов или абзацев. Если хочешь сделать на чём-то акцент, используй только один цвет, в крайнем случае – другой шрифт. Избегай писать весь текст большими буквами (CAPS LOCK) и не ставь необоснованно много восклицательных или вопросительных знаков, так как из-за этого у читателя возникает чувство неудобства – как будто собеседник кричит. Наиболее подходящим с точки зрения восприятия будет использование в тексте e-mail фонтов «Times-New Roman» или «Arial» 12-ой величины.

6.Не забудь подписаться в конце e—mail

В конце e-mail используй учтивые фразы, свидетельствующие о том, что разговор закончился — например, «Благодарю за сотрудничество. Удачного Вам дня!» Не забудь выразить уважение и подписаться даже в том случае, если в начале письма ты уже представился. Если тебе это кажется затруднительным или ты ежедневно работаешь с большим количеством электронных писем, в настройках e-mail заложи автоматическую подпись с указанием своего имени, фамилии, должности, номера телефона и адреса e-mail – они будут отсылаться с каждым отправленным тобою письмом.

7.Пользуйся e—mail по необходимости

Иногда e-mail — не самый быстрый и удобный способ связи. Если ты знаешь, что у твоего коллеги нет возможности проверить e-mail, лучше напиши СМС или просто позвони. Но, если хочешь что-то сообщить коллеге, который работает рядом с тобой или на пару кабинетов дальше, подумай – возможно, эффективнее будет, если ты просто дойдёшь до его стола и изложишь то, что хочешь сказать. Помни – иногда решение проблем посредством e-mail может занять намного больше времени, чем непосредственное общение или по телефону.